Tải các mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ mới nhất 2025 – 2026

 Hóa đơn bán lẻ vừa là chứng từ quan trọng ghi nhận giao dịch mua bán giữa người mua và người bán, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, Inox HPT sẽ gửi đến bạn các mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất 2025 – 2026 để tiện tham khảo.

Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ/hóa đơn trực tiếp là chứng từ do người bán lập và giao cho người mua khi phát sinh giao dịch mua hàng. Dù không có giá trị pháp lý cao và không thuộc phạm vi quản lý của cơ quan thuế, nhưng đây vẫn là chứng từ giúp quá trình mua bán minh bạch và hỗ trợ đối chiếu thông tin khi cần.

Các cá nhân kinh doanh, cửa hàng hay doanh nghiệp có thể tự thiết kế, in ấn, quản lý hóa đơn theo nhu cầu. Thông thường, hóa đơn được in trên hai chất liệu phổ biến là giấy in kim hoặc giấy in nhiệt, với 3 loại chính – mỗi loại sẽ phù hợp với từng quy mô, nhu cầu kinh doanh khác nhau:

• Hóa đơn trực tiếp 1 liên: Chỉ có một liên duy nhất, liên này sẽ giao cho khách hàng nhằm đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Thường in theo quyển, phù hợp với các cửa hàng nhỏ, giao dịch nhanh.
• Hóa đơn trực tiếp 2 liên: Hai liên này có màu khác nhau, gồm liên 1 giao cho khách hàng và liên 2 lưu lại cửa hàng để đối chiếu, lưu trữ hoặc bảo hành. Cả hai liên đều được đánh số trùng nhau để dễ quản lý.
• Hóa đơn trực tiếp 3 liên: Ngoài 2 liên trên, liên 3 thường dùng cho đơn vị trung gian như bên vận chuyển, chi nhánh,… Phù hợp với doanh nghiệp có hệ thống phân phối, bán hàng online hoặc cần lưu thêm hồ sơ chứng từ.

Nhìn chung, dù không có giá trị pháp lý về thuế nhưng hóa đơn bán lẻ vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giao dịch, thể hiện đầy đủ nội dung mua bán và là bằng chứng khi hai bên xảy ra tranh chấp.

Các quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ

Hóa đơn bán lẻ chỉ được xem là hợp lệ khi được lập đúng nguyên tắc và đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Cụ thể như sau:

Nguyên tắc khi lập hóa đơn:

• Nội dung hóa đơn phải thể hiện đúng tên và loại sản phẩm mà cửa hàng hay nhà cung cấp kinh doanh.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn. Vì nếu viết sai và giao cho khách có thể bị lợi dụng, ảnh hưởng đến uy tín cửa hàng.
• Chỉ sử dụng một màu mực và không phai để tiện cho việc đối chiếu, lưu trữ.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.

Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn:

• Số hóa đơn;
• Ngày phát hành hóa đơn;
• Thông tin người mua và người bán;
• Số lượng, đơn giá, tổng cộng;
• Giảm giá (nếu có);
• Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý ủy quyền.

Tìm hiểu thêm: Sản xuất hàng hóa là gì? Ý nghĩa và điều kiện ra đời của sản xuất hàng hóa.

Tải mẫu hóa đơn bán lẻ Excel, Word, PDF mới nhất

Một số mẫu hóa đơn bán lẻ Excel, Word, PDF được sử dụng phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng:

Tải mẫu hóa đơn bán lẻ tại đây!

Chi tiết cách viết hóa đơn bán lẻ lần đầu

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn bán lẻ lần đầu:

• Thông tin người mua hàng: Ghi rõ họ tên, địa chỉ của người mua.
• Sản phẩm/dịch vụ: Ghi đầy đủ tên sản phẩm/dịch vụ, nếu không sử dụng hết các dòng trên hóa đơn thì có thể gạch chéo phần trống để tránh bị lợi dụng.
• Đơn vị: Ghi đơn vị thực tế của sản phẩm (cái, chiếc, kg, bộ,…).
• Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa thực tế bán cho người mua.
• Đơn giá: Ghi giá bán lẻ của từng mặt hàng (chưa gồm thuế GTGT).
• Thành tiền: Ghi tổng số tiền của từng mặt hàng (đơn giá x số lượng).
• Cộng: Ghi tổng cộng toàn bộ đơn hàng ở các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Ngày, tháng, năm: Ghi thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng cho khách.

Có thể bạn sẽ cần: Top 21+ cách kiếm tiền online tại nhà không cần vốn đơn giản.

Câu hỏi về hóa đơn bán lẻ

Trong phần này, Inox HPT sẽ tổng hợp những câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán lẻ để bạn hiểu rõ hơn về loại chứng từ này trước khi sử dụng trong kinh doanh.

Hàng hóa có giá trị bao nhiêu thì phải xuất hóa đơn?

Theo quy định cũ tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (trước ngày 01/07/2022), các giao dịch dưới 200.000Đ có thể không cần xuất hóa đơn, trừ khi người mua yêu cầu.

Tuy nhiên, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (áp dụng từ ngày 01/07/2022), tất cả giao dịch mua bán sản phẩm/dịch vụ – không phân biệt giá trị – đều phải lập hóa đơn điện tử. Quy định này vẫn tiếp tục áp dụng trong năm 2025.

Như vậy, mọi giao dịch, kể cả giao dịch dưới 200.000Đ đều phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

Hóa đơn có cần đóng dấu không?

Hóa đơn không bắt buộc phải đóng dấu, bởi chứng từ này có nội dung đơn giản và không có giá trị pháp lý về thuế cũng như không thuộc phạm vi quản lý của cơ quan thuế.

Có thể mua hóa đơn ở đâu?

Cửa hàng hoặc doanh nghiệp có thể gửi văn bản đề nghị mua hóa đơn đến Sở Tài chính hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện nơi đặt trụ sở khi có nhu cầu mua hóa đơn. Sau khi tiếp nhận văn bản, cơ quan tài chính sẽ xem xét và cung cấp số lượng hóa đơn phù hợp theo quy định.

Trên đây là tổng hợp các mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất 2025 – 2026 cùng một số thông tin liên quan. Inox HPT hy vọng với những chia sẻ vừa rồi, bạn sẽ chọn được mẫu hóa đơn phù hợp, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp, vừa đúng với quy định khi thực hiện giao dịch.